Organizacija dogodkov se lahko zdi neverjetno težka naloga. Še posebej organizacija dogodkov na najvišjem nivoju, saj je treba najeti govorce, prizorišče, povabiti goste, pripraviti hrano in pijačo ter še marsikaj, tudi povabiti medije. Čeprav se morda zdi nemogoče, da bi vse to izvedli, lahko poskrbite, da bo vaš dogodek gladko potekal in se lotite vsega, kar bi vam lahko prinesel dan, če se takoj začnete organizirati in naloge prenesete na kompetentno ekipo. Predvsem pa ostanite mirni in se spomnite, da bo vaš dogodek še vedno izjemno poseben, tudi če stvari ne bodo šle čisto gladko.
Organizacija dogodkov se začne tako, da določite namen dogodka. Če imate v glavi stavek ali dva, boste dogodek peljali v pravo smer. Ali ga načrtujete za izobraževanje vaše skupnosti? Hočete prepričati potencialne donatorje za sredstva? Želite slaviti določenega posameznika ali skupino posameznikov? Bodite čim bolj usmerjeni v svojem cilju. Karkoli že počnete, naj bo to izobraževanje, prepričevanje, proslavljanje itd., ugotovite, zakaj to počnete? Da bo organizacija dogodkov na vrhuncu, nato pomislite na poslanstvo tega dogodka. Ko točno veste, kaj želite narediti, je to veliko lažje narediti! Postavite cilje, ki jih želite doseči na dogodku. Kaj točno želite doseči? Ne koliko ljudi želite, da se prikaže, ne dejansko dejstvo, da se dogodek sploh dogaja – kaj želite iz tega iztržiti? Na primer, pridobiti 5 ljudi, ki bodo postali del vaše organizacije? Zbranih 1000 Eur? Ljudje so navdušeni?
Pomislite na tri glavne stvari, za katere si želite, da bi se zgodile zaradi tega dogodka, in se osredotočite na to, da postanejo resničnost. Mogoče je en cilj finančni, drugi družbeni in tretji osebni. Odvisno je od vas (ali vašega šefa!)
Organizacija dogodkov s profesionalci, bo potekala dosti bolj gladko, zato seo odločite, da jih najamete. Odločite se za format vašega dogodka. Dogodki so lahko v različnih oblikah: formalne večerje, priložnostne dražbe, zabave ali celo virtualna srečanja. Odvisno od vrste dogodka, ki ga organizirate, lahko ena oblika deluje bolje, kot druge. Dogodki za zbiranje sredstev najbolje delujejo kot uradne večerje, tako da se vaši gostje počutijo, kot da so cenjeni za svoj čas. Organizacija dogodka v zahvalo prostovoljcem bi morda najbolje delovala kot zabava, kjer vsak prinese svojo jed. Občasne dražbe so primerne za majhne zbiralce sredstev, da goste spodbudijo k donacijam. Virtualni sestanki so odlični za goste, ki so razpršeni po vsej državi ali svetu. Povežite se s profesionalci in se posvetujte, kaj je za vas najbolje.
